Kaizen Event – ciągłe doskonalenie – The Lean Six Sigma Company Polska

W 1986 roku Masaaki Imai opublikował książkę pod tytułem: „Kaizen, klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii.” W swojej książce Masaaki opisał różnicę w zarządzaniu zmianą między światem zachodnim a Japonią. Na czym polegają te różnice? W tym artykule spojrzymy na Kaizen jako ciągłe doskonalenie za pomocą Lean Six Sigma, w tym na kluczowy element metody Kaizen, jakim jest cykl PDCA, który został opracowany przez Waltera Shewharta i spopularyzowany przez Williama Edwardsa Deminga.

ZASADNICZA RÓŻNICA W STOSUNKU DO TRADYCYJNEGO ZARZĄDZANIA W KRAJACH ZACHODU

Podstawowa różnica dotyczy Change Management (zarządzanie zmianą) i Management of Change (zarządzania zmianami). Ta różnica jest lepiej opisana jako zarządzanie stopniowym wprowadzaniem zmian (Change management / Kaizen) i zarządzanie gwałtowną zmianą (Management of Change). Jest to część kultury japońskich organizacji, że ciągle inicjuje się stopniowe zmiany. Tradycyjny pogląd głosi, że menedżerzy na Zachodzie przeprowadzają kontrole gwałtownych zmian. W obu przypadkach mówi się o zarządzaniu zmianą, ale w Japonii ten termin jest rozumiany inaczej.

CZYM JEST KAIZEN?

Kaizen oznacza “ciągłe doskonalenie” i jest zorganizowanym wykorzystaniem zdrowego rozsądku dla oszczędności na wydatkach, podniesienia jakości, skrócenia czasu dostaw oraz zwiększenia zadowolenia klienta. Kaizen jest kulturą, a nie tylko planem działania lub modelem. Naturalnie, istnieją drogi rozpowszechnienia kultury Kaizen, takie jak Kaizen events i Gemba Kaizen. W oczywisty sposób proces doskonalenia przy pomocy Lean Six Sigma przyczynia się do krzewienia kultury Kaizen.

Regularne komunikowanie się zespołu oraz monitorowanie i ocena wyników po wdrożeniu zmian są kluczowe dla osiągnięcia celu Kaizen, zapewniając trwałość w organizacji.

Korzyści z Kaizen

Kaizen przynosi organizacjom liczne korzyści, które przekładają się na ich długoterminowy sukces. Przede wszystkim, wdrożenie Kaizen prowadzi do znaczącej poprawy jakości produktów i usług. Dzięki ciągłemu doskonaleniu procesów, organizacje mogą skutecznie redukować koszty operacyjne, co z kolei zwiększa ich konkurencyjność na rynku.

Jednym z kluczowych elementów Kaizen jest angażowanie pracowników w proces doskonalenia. Pracownicy, którzy są aktywnie zaangażowani w identyfikowanie i rozwiązywanie problemów, stają się bardziej zmotywowani i zaangażowani w swoją pracę. To z kolei prowadzi do większej innowacyjności i efektywności w miejscu pracy.

Kaizen jest również fundamentem kultury ciągłego doskonalenia, która była kluczowym elementem konkurencyjnego sukcesu Japonii. Wdrożenie Kaizen pozwala na systematyczne eliminowanie marnotrawstwa i zmienności w procesach, co przekłada się na lepsze wyniki finansowe organizacji. Dzięki temu, organizacje mogą osiągać swoje cele w sposób bardziej efektywny i zrównoważony.

Kaizen event

Kaizen event (wydarzenie Kaizen) jest trwającym 3 – 5 dni projektem, który rozpoczyna się od problemu i postępuje aż do wdrożenia rozwiązania. Właściwe przygotowanie jest równie ważne jak samo wydarzenie, ponieważ wpływa na jego sukces. Japoński termin na określenie zdarzenia Kaizen brzmi “Kaikaku” (radykalna zmiana). General Electric określa zdarzenia Kaizen jako trening lub “Blitz” (błyskawica).

Zaangażowanie członków zespołu w procesie warsztatów Kaizen jest kluczowe. Członkami zespołu powinni być osoby z danego obszaru, a zaproszenie osoby z zewnątrz może przynieść świeże spojrzenie. Ważne jest również, aby cel wydarzenia był jasno określony i zaakceptowany przez wszystkich członków zespołu.

Charakterystyka wydarzenia Kaizen:

• projekt trwający od 3 do 5 dni
• 100% zatwierdzonych środków
• Do wdrożenia
• Projekt o zawężonym polu zainteresowań
• Problem wymaga pilnego rozwiązania
• Rozwiązanie nie jest jeszcze znane

Zdarzenie Kaizen jest odpowiedzią Lean na projekty trwające 3 – 5-miesięcy. W projektach podobnych do tego istnieje wiele przejawów marnotrawstwa, takich jak nadprodukcja, czas oczekiwania i braki.

Gemba Kaizen

Gemba Kaizen oznacza “ciągłe doskonalenie miejsca pracy”. Pracownicy kontrolują produkty i usługi dla klientów. Ważne znaczenie w tej dyskusji jest wdrażanie udoskonaleń w hali fabrycznej oraz wykrywanie praktycznych problemów. Ten styl zarządzania określa się jako „Kaizen Management” (zarządzanie kaizen). Problemy napotkane na stanowiskach pracy nie są problemami zarządzania, dlatego ich rozwiązanie nie może pochodzić od zarządu. Wykonawcy mogą lepiej rozwiązać sami te problemy operacyjne (wykonawcze). Spędzają oni cały dzień w miejscu pracy i dysponują jego znajomością. Stosowany na Zachodzie termin dla Kaizen Management brzmi Operational Excellence (doskonałość operacyjna). Ten sposób myślenia obejmuje także ciągłe doskonalenie operacyjnego stanu spraw, gdzie wykonawcy i nadzór mają swoje własne określone role i odpowiedzialności.

MENEDŻER KAIZEN

Menedżer Kaizen:

• spędza czas w gemba (miejsce wykonywania pracy) i obserwuje, co się dzieje. Pracownicy także dokonują obserwacji i omawiają wspólnie wyniki obserwacji.
• jest odpowiedzialny za zapoczątkowanie inicjatywy 5S i standardowych procedur operacyjnych. On lub ona dają pracownikom dużo czasu na wdrożenie udoskonaleń w miejscu pracy.
• pełni role trenera podczas całego procesu toteż jeżeli coś pójdzie nie tak w codziennej działalności, menedżer Kaizen podejmuje środki zaradcze i omawia problem z kierownictwem.
• omawia z pracownikami politykę organizacyjną, tworzy bezpieczne środowisko pracy oraz stara się usunąć wszelkie przeszkody, które napotykają pracownicy podczas doskonalenia swojego gemba. Pracownicy, którzy przyswoili sobie ciągłe doskonalenie siebie i swojego gemba są bardzo cenni dla organizacji. Ze względu na swoją wiedzę i doświadczeniu mogą być wykorzystani w innym miejscu.

Wdrożenie Kaizen

Wdrożenie Kaizen w organizacji wymaga zaangażowania wszystkich jej członków, od pracowników po kierownictwo. Pierwszym krokiem jest identyfikacja obszarów, które wymagają poprawy. Może to obejmować analizę procesów, identyfikację marnotrawstwa oraz zrozumienie potrzeb klientów.

Następnie, organizacja powinna wybrać odpowiednią metodę wdrożenia Kaizen, taką jak warsztaty Kaizen (kaizen events) lub Kaizen Blitz. Warsztaty Kaizen to intensywne sesje, podczas których członkowie zespołu pracują nad konkretnymi problemami, dążąc do ich szybkiego rozwiązania. Kaizen Blitz to z kolei krótkie, ale intensywne projekty, które mają na celu osiągnięcie szybkich i widocznych rezultatów.

Wdrożenie Kaizen wymaga również ciągłego monitorowania i oceny postępów. Regularne przeglądy i analizy pozwalają upewnić się, że cele są osiągane, a wprowadzone zmiany przynoszą oczekiwane korzyści. Ważne jest, aby wdrożenie Kaizen było postrzegane jako ciągły proces, a nie jednorazowe wydarzenie. Tylko wtedy organizacja może czerpać pełne korzyści z kultury ciągłego doskonalenia.

KAIZEN W ODNIESIENIU DO LEAN SIX SIGMA I CIĄGŁEGO DOSKONALENIA

Zarówno Kaizen, jak i Lean Six Sigma są metodologiami zwiększania zadowolenie klienta, realizowania trwałej poprawy wyników firmy i ciągłego doskonalenia w konstruktywny sposób. W obu przypadkach chodzi o zmniejszenie marnotrawstwa i zmienności. Kaizen idzie nawet dalej, jeżeli chodzi o świadomość kierownictwa i pracowników. Z drugiej strony, Lean Six Sigma bardziej się koncentruje na finansowych wynikach organizacji. Kaizen działa lepiej, gdy cała organizacja działa razem. To oznacza, że projekty Lean Six Sigma mogą być realizowane przez poszczególne części organizacji.

Zapoznaj się z naszymi szkoleniami, dzięki którym możesz zbudować kulturę ciągłego doskonalenia i wdrażać codzienne usprawnienia. Kaizen – ciągłe doskonalenie za pomocą Lean Six Sigma:

Kaizen w praktyce

Kaizen może być stosowany w różnych obszarach organizacji, od produkcji, przez usługi, aż po administrację. Jego uniwersalność sprawia, że jest skutecznym narzędziem doskonalenia na każdym poziomie organizacyjnym, od operacyjnego po strategiczny.

W praktyce, Kaizen wymaga zaangażowania zarówno pracowników, jak i kierownictwa. Pracownicy, którzy są bezpośrednio zaangażowani w procesy, mają unikalną wiedzę i doświadczenie, które mogą wykorzystać do identyfikowania i rozwiązywania problemów. Kierownictwo z kolei powinno wspierać te inicjatywy, zapewniając odpowiednie zasoby i tworząc środowisko sprzyjające innowacjom.

Kaizen powinien być integralną częścią kultury organizacyjnej, a nie oddzielnym programem. Tylko wtedy organizacja może w pełni wykorzystać jego potencjał. Co więcej, Kaizen może być stosowany w połączeniu z innymi metodami doskonalenia, takimi jak Lean i Six Sigma. Dzięki temu organizacje mogą osiągać jeszcze lepsze wyniki, łącząc różne podejścia do ciągłego doskonalenia.

Podsumowanie

Kaizen jest potężnym narzędziem doskonalenia, które może przynieść wiele korzyści organizacji. Wdrożenie Kaizen wymaga zaangażowania całej organizacji i ciągłego monitorowania postępów. Kaizen może być stosowany w różnych obszarach organizacji i na różnych poziomach, co czyni go niezwykle wszechstronnym narzędziem.

Kaizen powinien być postrzegany jako część kultury organizacyjnej, a nie jako oddzielny program. Tylko wtedy organizacja może w pełni wykorzystać jego potencjał. Co więcej, Kaizen może być stosowany w połączeniu z innymi metodami doskonalenia, takimi jak Lean i Six Sigma, co pozwala na osiągnięcie jeszcze lepszych wyników.