Wśród metod Lean często wspomina się o Kaikaku jako przeciwieństwie do metody Kaizen. I to z bardzo prostego powodu: Kaizen to podejście, które promuje ciągłe doskonalenie, podczas gdy Kaikaku dosłownie oznacza „drastyczną zmianę” w języku japońskim. Gdy przedsiębiorstwo decyduje się na jego zastosowanie, dąży do zmiany swojej organizacji w określonym obszarze. Przełom dokonuje się na wszystkich szczeblach hierarchii. Zazwyczaj narzędzie to jest często stosowane w celu poprawy procesów produkcyjnych i zarządzania zespołem.
Kaikaku jako uzupełnienie Kaizen?
W rzeczywistości te dwie metody Lean Management i pracy nie są zasadniczo sprzeczne. W praktyce przedsiębiorstwa często stosują metodę Kaikaku jako uzupełnienie metody Kaizen. Pierwsza umożliwia duże poprawy w krótkim okresie, podczas gdy druga ma bardziej długoterminową perspektywę. Cel pozostaje ten sam: wspieranie istotnej zmiany w firmie i przede wszystkim poprawa jakości środków produkcji i zarządzania, a nowe narzędzie produkcji pozwala drastycznie obniżyć koszty związane z jakością. Brak tych kosztów przyczynia się do optymalizacji środków produkcji.
Zrozumieć 10 przykazań Kaikaku
Gdy firma stosuje metodę Kaikaku, zazwyczaj proces ten nie trwa dłużej niż 1 tydzień, czyli 5 dni roboczych. Aby osiągnąć takie zmiany w ciągu kilku dni, twórcy Kaikaku opracowali 10 przykazań. Pozwalają one naprawdę zrozumieć ducha metody i określić prosty plan działania.
1. Zapomnij o tradycyjnych metodach produkcji.
2. Skup się na tym, co może zadziałać, a nie na tym, co może się nie udać.
3. Nie szukaj wymówek.
4. Działaj na 100% i nie rób ustępstw.
5. Nie bądź nadmiernie perfekcjonistyczny, każda zmiana jest dobra.
6. Poprawiaj błędy natychmiast po ich zauważeniu.
7. Nie inwestuj pieniędzy w zastosowanie metody.
8. Opinia 10 osób jest lepsza niż jedna.
9. Akceptuj i staw czoła trudnościom.
10. Zadaj sobie jak najwięcej pytań, aby uchwycić wszystkie aspekty zmiany.
Wyjaśnienia
Większość tych zasad odnosi się do postawy ludzi, a nie do technicznych środków, które należy wdrożyć. To częściowo wyjaśnia przykazanie nr 7: minimalizacja środków finansowych przeznaczonych na Kaikaku. Celem jest rozwinięcie nowego sposobu projektowania i realizacji produktów/usług. W związku z tym bardzo możliwe jest, że firmy zdecydują się sprzedać swoje wyposażenie, aby zainwestować w, na przykład, nowoczesne maszyny. Kaikaku (w swojej bardziej tradycyjnej formie) ceni ludzi, ich wiedzę i kreatywność bardziej niż dostępne technologie.
Jak wdrożyć Kaikaku?
Organizacja takiego projektu jest kluczowa, ponieważ jego konsekwencje mogą być znaczące. Przed rzeczywistym wdrożeniem systemu Kaikaku, można wyróżnić 3 niezbędne etapy:
1. Opracowanie projektu: przygotowanie syntezy zmian do wprowadzenia. Należy z góry przewidzieć zarówno pozytywne, jak i negatywne konsekwencje.
2. Prezentacja projektu zespołowi: to okazja dla członków projektu do przedstawienia swoich pomysłów i organizacji pracy.
3. Użycie precyzyjnych narzędzi pomiarowych do opracowania prognoz: ta faza zależy od metod i narzędzi dostępnych w każdej firmie; zespoły zazwyczaj preferują korzystanie z Excela lub oprogramowania do obliczeń.
Po prawidłowym wykonaniu tych trzech etapów, można przejść do kolejnego kroku: rzeczywistego wdrożenia projektu.
Wdrożenie: polega na zastosowaniu planu działania określonego w fazach wstępnych.
Weryfikacja: ten ostateczny etap pozwala na potwierdzenie zgodności prognoz z uzyskanymi wynikami. Celem jest zachowanie uzyskanych korzyści i usprawnień na dłuższą metę.
Na zakończenie tych pięciu etapów, można uznać Kaikaku za zakończone.
Co należy przewidzieć przed zastosowaniem metody Kaikaku?
Jak wspomniano wcześniej, organizacja i planowanie są kluczowe dla skuteczności metody Kaikaku. Trudności, z którymi może zmierzyć się zespół w tym kontekście, są często natury ludzkiej.
Z jednej strony, często zdarza się, że przełożeni lub kierownictwo nie patrzą przychylnie na Kaikaku. Jest to metoda, która często odbija się na całej strukturze hierarchicznej. Z drugiej strony, trzeba upewnić się, że zmiany, które czekają pracowników, nie będą dla nich zbyt drastyczne. Rzeczywiście, nie jest rzadkością, że zmiana pracy lub jej środowiska może negatywnie wpłynąć na pracowników.
Przykłady zastosowania
Sektor przemysłowy i Lean Management to środowiska, które często stosują zmiany typu „Kaikaku”:
Poprawa produkcji dla Toyoty
Metoda Kaikaku została wykorzystana przez Toyotę w jednej z jej japońskich fabryk, aby o połowę skrócić czas produkcji, jednocześnie skracając linię produkcyjną. Toyota była pierwszą firmą, która opracowała techniki formowania wtryskowego i roboty montażowe.
Metody pracy w firmach
Aby np. wprowadzić nowe oprogramowanie w firmie, należy najpierw zainstalować je na wszystkich komputerach (kaikaku), a następnie przeszkolić pracowników z jego obsługi (kaizen). Można łatwo zastosować tę metodę do różnych projektów/środowisk. Ogólnie rzecz biorąc, Kaikaku będzie bardzo skuteczne w organizacji procesów zmian w firmach, zwłaszcza pod względem organizacyjnym.
Zapraszamy na szkolenie Black Belt i Green Belt
Przeczytaj również:
Chcesz wiedzieć więcej lub masz dodatkowe pytania?
Zamów nasz bezpłatny katalog.