Matryca X, stosowana w metodzie Hoshin Kanri, jest jednym z najpotężniejszych narzędzi Lean służących do skutecznego zarządzania strategicznego. Kiedy jest prawidłowo wdrożona, pomaga połączyć strategię z wykonaniem, tworząc spójność i skupienie na potrzebnych działaniach.
Najprostszym sposobem wdrożenia Hoshin Kanri jest zastosowanie matrycy X. Przyjrzyjmy się, jak wdrożyć to narzędzie, czym jest matryca Hoshin Kanri X, jak ją czytać i jak w pełni z niej korzystać.
Co to jest Matryca X w Hoshin Kanri?
Model matrycy Hoshin Kanri X to jednostronicowy dokument, który obejmuje cele, strategie, projekty strategiczne (działania średnio- i krótkoterminowe), a także liderów i zasoby.
Celem stosowania matrycy X jest dostosowanie potrzeb długoterminowych do działań strategicznych, identyfikacja kluczowych działań projektu i wyznaczenie parametrów do poprawy.
Typowa matryca X wygląda następująco: Jej nazwa pochodzi od kształtu litery X, który dzieli matrycę na cztery kluczowe kwadranty:
- Cele długoterminowe
- Cele roczne
- Działania średnioterminowe
- Mierniki do poprawy
W rogach matrycy znajdują się zależności między działaniami w poszczególnych sekcjach.
Po prawej stronie diagramu znajdują się nazwiska osób odpowiedzialnych za realizację planu.
Jak stosować model matrycy X?
Zazwyczaj lider organizacji odpowiada za wdrożenie matrycy (jeśli jest stosowana na szeroką skalę) lub kierownik wdrażający ją na poziomie zespołu.
Podczas wypełniania modelu matrycy X, najważniejsze elementy należy umieścić w pobliżu centrum diagramu.
Krok po Kroku: Wdrożenie Matrycy X
Krok 1: Określenie wizji i celów strategicznych
Rozpocznij od określenia długoterminowych celów Twojego zespołu. W Hoshin Kanri te cele zazwyczaj dotyczą wizji na 3-5 lat. Wypisz je w dolnym kwadrancie matrycy X i pamiętaj, że każdy cel będzie wymagał wielu mniejszych zadań, które zespół będzie musiał zrealizować, aby osiągnąć ostateczny wynik.
Przed wyznaczeniem licznych długoterminowych celów warto uwzględnić możliwości swojego zespołu. Prostą metodą oszacowania liczby zadań, które zespół będzie musiał wykonać, jest rozłożenie każdej inicjatywy na możliwie najmniejsze kroki przed wprowadzeniem kolejnego długoterminowego planu do matrycy.
Krok 2: Określenie głównych celów średnioterminowych
Gdy wyznaczysz cele długoterminowe, przygotuj najważniejsze cele do osiągnięcia w krótszym czasie (na przykład w ciągu roku) i umieść je w lewym kwadrancie matrycy Hoshin. Aby je stworzyć, najpierw przemyśl, co musisz osiągnąć, aby pozostać na właściwej ścieżce, a następnie buduj na tej podstawie.
Krok 3: Określenie krótkoterminowych działań i wskaźników
Następnie wypełnij górny kwadrant matrycy najważniejszymi działaniami, które Twój zespół musi wykonać, aby osiągnąć cele krótkoterminowe. Jako menedżer Lean to Twoja lista zadań na najbliższe miesiące.
Prawy kwadrant odpowiada parametrom, które umożliwią Ci utrzymanie właściwego kierunku w trakcie realizacji celów firmy. Mając na uwadze, że każdy zespół Lean posiada swoje kluczowe wskaźniki efektywności, bądź szczególnie uważny przy umieszczaniu wskaźników na matrycy Hoshin Kanri X.
Krok 4: Ustalenie kluczowych wskaźników efektywności
To doskonały moment, aby w trybie współpracy podzielić się swoimi planami z innymi interesariuszami. Wspólnie możecie ustalić najważniejsze wskaźniki do poprawy i wypisać je na diagramie, aby uniknąć ryzyka utraty zaangażowania osób, których praca jest kluczowa dla realizacji projektu.
Kierując się tą logiką, obok kluczowych wskaźników należy wypisać głównych interesariuszy odpowiedzialnych za realizację działań w górnym kwadracie matrycy. Choć Lean promuje wspólną odpowiedzialność za przepływ pracy, dla jasności warto wymienić jedynie osoby odpowiedzialne za pracę zespołu, takie jak liderzy zespołów, menedżerowie i osoby odpowiedzialne za procesy.
Krok 5: Połączenie punktów – zaznaczenie zależności
Na końcu należy uzupełnić matrycę, określając zależności między każdym elementem na liście. Zaleca się rozpoczęcie od stworzenia legendy różnych znaczników, które będą łączyć każdy kwadrant z kolejnym. Można zastosować różne figury geometryczne, ale należy pamiętać, aby matryca pozostała czytelna, a wszyscy zrozumieli przedstawione informacje na pierwszy rzut oka.
Matryca X jest jednym z podstawowych narzędzi Lean. Czasami może wydawać się „ciężka” w realizacji, ale przy długoterminowych projektach transformacyjnych, trwających kilka lat, zawsze dobrze jest mieć jasny punkt początkowy, który stanowi klarowny element komunikacyjny dla wszystkich.
Chcesz wiedzieć więcej lub masz dodatkowe pytania?
Zamów nasz bezpłatny katalog.