Co to jest analiza i mapowanie interesariuszy oraz jak to zrobić skutecznie?
Bez interesariuszy nie byłoby projektów do zarządzania. Interesariusze to wszystkie osoby zainteresowane projektem: osoby, które wpływają na projekt i które są nim dotknięte. Mogą to być osoby z różnych szczebli organizacji, a także osoby z zewnątrz, takie jak społeczność lokalna czy klienci. Kluczowe jest zrozumienie, jak skutecznie analizować i mapować interesariuszy, aby zapewnić pomyślną realizację projektu.
Definicje: Co to jest analiza i mapowanie interesariuszy?
Aby zadowolić interesariuszy projektu, musisz najpierw ich zidentyfikować i określić, kto potrzebuje jakich informacji i kiedy. Analiza interesariuszy powinna rozpocząć się od burzy mózgów z zespołem projektowym i ewentualnie z wyższym kierownictwem firmy. Mapowanie interesariuszy to wizualna reprezentacja ich klasyfikacji według kryteriów związanych z projektem, takich jak stopień zaangażowania czy wpływ.
Kim są interesariusze? Każda osoba zainteresowana projektem
Interesariusze mogą obejmować różne grupy, takie jak klienci zewnętrzni, kierownictwo firmy, zespół projektowy oraz osoby, które będą bezpośrednio lub pośrednio dotknięte projektem. Przykładowo, w przypadku agencji marketingowej pracującej nad projektem dla firmy technologicznej, interesariusze mogą obejmować zespół klienta, wewnętrzne kierownictwo agencji, a także użytkowników końcowych oprogramowania.
Role interesariuszy: Jakie są typowe persony interesariuszy i jak je mapować?
Po sporządzeniu listy interesariuszy, ważne jest określenie ich ról w projekcie. Typowe role to m.in. sponsorzy wykonawczy, sponsorzy projektu, interesariusze zewnętrzni i wewnętrzni. Sponsor wykonawczy, na przykład, jest odpowiedzialny za zabezpieczenie zasobów i ostateczne zatwierdzenie projektu.
Rozpoczęcie analizy interesariuszy
Po zidentyfikowaniu interesariuszy można rozpocząć ich analizę i klasyfikację według różnych kryteriów. Ważne jest zadanie sobie pytań dotyczących ich wpływu na projekt, stopnia zaangażowania oraz tego, jak najlepiej zarządzać komunikacją z nimi.
Rozpoczęcie analizy i mapowania interesariuszy
Kiedy masz już pełną listę interesariuszy i odpowiedzi na kluczowe pytania, możesz rozpocząć ich mapowanie. Można to zrobić na macierzy, która pokazuje ich wpływ i zainteresowanie projektem. Takie mapowanie pomoże w ustaleniu strategii zaangażowania i komunikacji z różnymi interesariuszami.
Korzyści z analizy i mapowania interesariuszy
Skuteczne zarządzanie interesariuszami pomaga w wykorzystaniu ich opinii i wpływu na kształtowanie projektu. Kluczowi interesariusze mogą wspierać pozyskiwanie zasobów, ustalanie priorytetów oraz identyfikację potencjalnych przeszkód.
Komunikacja z interesariuszami: Kto powinien wiedzieć co i kiedy?
Po zidentyfikowaniu interesariuszy i ocenie ich wpływu, można przystąpić do opracowania planu komunikacji. Plan ten powinien zawierać harmonogramy i rodzaje komunikacji odpowiednie dla każdej grupy interesariuszy, takie jak cotygodniowe raporty, prezentacje miesięczne czy aktualizacje statusu projektu.
Smartsheet może pomóc w analizie i mapowaniu interesariuszy oraz tworzeniu planów komunikacji
Smartsheet oferuje platformę, która ułatwia planowanie, zarządzanie i raportowanie pracy z dowolnego miejsca, co zwiększa efektywność zespołu i pozwala osiągać lepsze wyniki. Dzięki narzędziom do tworzenia raportów, panelom kontrolnym i zautomatyzowanym procesom, Smartsheet pomaga zespołom utrzymać stały kontakt i informację o postępach projektów.
Zapraszamy na nasze szkolenia Black Belt i Green Belt
Chcesz wiedzieć więcej lub masz dodatkowe pytania?
Zamów nasz bezpłatny katalog.