Burza mózgów – skuteczny sposób rozwiązywania problemów

Burza mózgów to technika polegająca na zaangażowaniu grupy osób w poszukiwanie konkretnego rozwiązania problemu poprzez gromadzenie listy pomysłów spontanicznie zgłaszanych przez jej członków. Sesje burzy mózgów na ogół nie nakładają na członków żadnych ograniczeń, a raczej zachęcają ich do kreatywnego myślenia i prezentowania swoich pomysłów bez obawy przed jakąkolwiek krytyką.

Na czym polega burza mózgów?

Znajdź problem, a następnie skuteczne rozwiązania. Niestety, bardzo często okazuje się, że sesje burzy mózgów nie prowadzą do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów, co powoduje marnowanie wysiłków uczestników. Z tego względu konieczne jest prowadzenie burzy mózgów w sposób jak najbardziej usystematyzowany i uporządkowany, tak aby w jej wyniku powstało możliwie wiele konstruktywnych i efektywnych pomysłów. Ustrukturyzowana burza mózgów to proces polegający na systematycznym i swobodnym generowaniu dużej liczby pomysłów przez wielu uczestników, poprzez zachęcanie każdego z nich do zgłaszania swoich pomysłów w atmosferze wolnej od krytyki i oceny ze strony innych dyskutantów.

Zasady burzy mózgów – rób to dobrze od podstaw

Zasady burzy mózgów można ustalać indywidualnie. Dobry prowadzący jest w stanie przewidzieć jak zachowają się uczestnicy burzy mózgów i na tej podstawie obrać kierunek działania. Jednak do ogólnych zasad prowadzenia standardowej burzy mózgów można zaliczyć następujące elementy:

-Nie oceniaj
-Zachęcaj do swobodnych wypowiedzi
-Korzystaj z pomysłów innych
-Skup się na temacie
-Jedna wypowiedź na raz
-Wizualizuj
-Postaw na ilość, ale także na jakość

Metody burzy mózgów – działaj skutecznie

Aby jednak burza mózgów była bardziej efektywna, należy przyjąć uporządkowane metody, pamiętając o kilku poniższych kwestiach:

1.Bądź świadomy ograniczeń i restrykcji organizacji – podczas generowania pomysłów członkowie mogą je podsuwać w emocjach, po czym później okazuje się, że nie będą one mogły zostać zrealizowane ze względu na różne ograniczenia i zasady obowiązujące w organizacji. Prowadzi to do zmarnowanego wysiłku. Dlatego bardzo ważne jest, by uczestnicy dyskusji byli świadomi swoich ograniczeń. Dzięki temu zaproponowane pomysły będą również realistyczne. Burza będzie wtedy skuteczna.
2.Zadawanie właściwych pytań – Zadawanie właściwych pytań ukierunkuje zespół na twórcze myślenie, ale z zachowaniem pewnej struktury i kierunku. Często uczestnicy myślą w tradycyjny sposób, co nie prowadzi do kreatywnego spojrzenia na sprawę. Pytania można sformułować w taki sposób, aby ułatwić zespołowi wyjście poza dotychczasowe schematy myślenia.
3.Wybór właściwych osób – Bardzo ważne jest, aby wybrać właściwych uczestników, którzy rzeczywiście są w stanie zaproponować konstruktywne przemyślenia i którzy posiadają odpowiednią wiedzę na temat omawianego problemu.
4.Podział zespołu – podział zespołu na mniejsze podgrupy liczące od 3 do 5 osób i zadanie każdej z nich konkretnego pytania. Każda z grup powinna przez określony czas, np. 30-45 minut, dyskutować i opracowywać pomysły. Takie rozwiązanie pozwala utrzymać ukierunkowane podejście w poszczególnych podgrupach. Mały zespół sprzyja lepszej komunikacji w grupie, a ludzie mogą dyskutować bez większego zastanowienia. Ważne jest także, aby z każdej grupy umiejętnie wyeliminować osoby podważające pomysły. Na przykład szef i pracownik nie powinni znajdować się w tej samej podgrupie. Może to zniechęcić pracownika do otwartego proponowania swoich rozwiązań.
5.Wspieraj jakość, a nie tylko ilość – Ważne jest, aby skupić się na jakości pomysłów, a nie tylko na ich ilości, która ostatecznie może okazać się bez znaczenia.
6.Określenie podstawowych zasad dla każdej z podgrup – Ważne jest, aby określić podstawowe zasady, których każda podgrupa będzie się trzymać, tak aby burza była bardziej efektywna.
7.Podsumowanie i wnioski – ważne jest, aby podsumować i zakończyć dyskusję w każdej z podgrup oraz aby zakończyć całą sesję burzy mózgów podsumowaniem wniosków z jej przebiegu.
8.Kontynuacja – ważne jest, aby po zakończeniu burzy mózgów ocenić wszystkie pomysły, które się w niej pojawiły, i jak najszybciej dojść do określonych wniosków. Jeśli podjęcie decyzji po burzy mózgów zostanie odłożone w czasie, wówczas jej efekty mogą się zatrzeć i cały wysiłek może okazać się zbędny.

Burza mózgów – czy faktycznie jest skuteczna?

Sesje burzy mózgów to wspaniała technika kreatywności grupowej, która zachęca grupę ludzi do swobodnego, pozbawionego obaw przed krytyką, poszukiwania rozwiązań dowolnych problemów. Metody burzy mózgów mogą różnić się w zależności od potrzeb danej grupy. Tradycyjne burze mózgów mogą być szybkie i dynamiczne, jednak często są zbyt powierzchowne i nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Niejedna szkoła trenerów biznesu zaleca stosowanie różnych technik, dostosowanych indywidualnie do omawianego problemu. Dlatego obecnie coraz częściej stosuje się ustrukturyzowane sesje burzy mózgów, które są lepiej zaplanowane i lepiej nadzorowane.

O czym należy pamiętać w trakcie burzy mózgów?

Burza mózgów jest często postrzegana negatywnie, ze względu na to, że sesje generują niekiedy nudne pomysły i są zdominowane przez uczestników o wyższej randze lub tych, którzy są bardziej stanowczy. Jednak wcale nie musi tak być.

Oto sześć kroków, które pomogą Ci zorganizować skuteczną burzę mózgów:

1. Zdefiniuj problem

Pierwszym krokiem powinno być określenie pytania problemowego, którego będzie dotyczyć sesja burzy mózgów. Pytanie powinno być jasne i skłaniać uczestników do wymyślania rozwiązań, np.: „Jak możemy wyróżnić nasze usługi?” lub „Jak możemy zwiększyć produkcję?”. Następnie należy wyznaczyć granice możliwych rozwiązań. Rozwiązania problemu mogą być wdrożone w ciągu sześciu miesięcy lub mogą wymagać znalezienia nowego rynku. Jeżeli zależy Ci na szerokim zestawie pomysłów, lepiej postawić sobie mniej ograniczeń. Jeżeli chcesz uzyskać bardzo wąski zestaw rozwiązań, lepiej wyznaczyć ściślejsze granice.

2. Określ kontekst i definicje

Zadaj sobie pytanie, co uczestnicy wiedzą już o kontekście pytania problemowego i co jeszcze powinni wiedzieć. Zbierz wszelkie dodatkowe informacje, które będą potrzebne uczestnikom i prześlij je mailowo lub przedstaw na początku dyskusji. Należy także ustalić definicje kluczowych pojęć, aby wszyscy pracowali na tych samych zasadach. Załóżmy, że pytanie problemowe brzmi: Jak zwiększyć produkcję? Należy zdefiniować, co rozumiemy przez produkcję. Czy całkowitą liczbę jednostek, czy całkowitą liczbę jednostek wolnych od wad? O ile chcemy zwiększyć produkcję? Czy możemy dodać zasoby, aby wesprzeć rozwiązania, które generujemy, czy nie? itd.

3. Wybierz odpowiedniego prowadzącego

Prowadzący powinien być osobą, która będzie w stanie utrzymać sesję na właściwym torze, ma doświadczenie w przeprowadzaniu burzy mózgów i jest bezstronna. Pamiętaj, że szkoła coachingu menedżerskiego nie jest do tego konieczna. Osoba prowadząca nie musi mieć ukończonego specjalistycznego szkolenia. Moderator powinien być w stanie dopilnować, by wszyscy uczestniczyli w dyskusji i by nikt jej nie zdominował. Osoba prowadząca musi znać zespół, mieć pojęcie o składowych problemu i być otwarta na niestandardowe rozwiązania. Możesz to być Ty, albo Twój pracownik. Wybierz kogoś kto dobrze to poprowadzi.

4. Zaproś właściwych ludzi

W dyskusji powinny wziąć udział osoby z firmy, których w jakiś sposób dotyczy problem. W burzy mózgów powinni uczestniczyć również eksperci w zakresie omawianego tematu oraz osoby niebędące ekspertami, np. pracownicy z innego obszaru działalności firmy lub osoby niebędące pracownikami. Eksperci są obciążeni wiedzą specjalistyczną. Trudniej jest im wyjść poza to, co wiedzą. Osoby niewyspecjalizowane w danym temacie mają lekkość bycia początkującymi. Mogą zadawać głupie pytania lub podsuwać niekonwencjonalne pomysły. Aby uzyskać szeroki wachlarz rozwiązań, pamiętaj o zaproszeniu zróżnicowanej grupy uczestników z różnych kultur, środowisk i grup wiekowych.

5. Ustalenie porządku spotkania

Najpierw należy poświęcić wystarczająco dużo czasu na określenie pytania problemowego, granic, kontekstu i definicji. Burza mózgów może składać się z dwóch części – najpierw „rozbieżnej”, a następnie „zbieżnej”. Rozbieżności to moment, w którym uczestnicy badają opcje i generują nowe pomysły. Może to trwać 30 minut. Zbieranie inspiracji polega na ich sortowaniu i omawianiu w celu wyłonienia najlepszych. Zbieranie pomysłów zajmuje zwykle mniej czasu – może to być nawet 20 minut. Ostatnim etapem jest podsumowanie sesji, które może zająć 10 minut.

6. Prowadzenie burzy mózgów

Istnieje kilka technik pozwalających nadać burzy mózgów odpowiednią strukturę. W trakcie burzy mózgów musi być zachowany odpowiedni porządek. W przypadku elementów rozbieżnych proste jest rozdanie przez prowadzącego karteczek samoprzylepnych i danie uczestnikom kilku minut na zapisanie swoich pomysłów. Karteczki samoprzylepne są umieszczane na ścianie lub tablicy. Kolejno prowadzący odczytuje pomysły po kolei, uzyskuje wszelkie potrzebne wyjaśnienia i, korzystając z wkładu uczestników, grupuje je w trzy lub cztery kategorie. Jeśli pojawią się nowe pomysły, można je dodać do dodatkowych notatek. Zbieżności można dokonać, prosząc uczestników o zaznaczenie krzyżykiem lub gwiazdką swoich ulubionych trzech do pięciu pomysłów, w zależności od tego, ile „najlepszych rozwiązań” ma się znaleźć na końcu i ile osób bierze udział w burzy mózgów

Jak zakończyć burzę mózgów?

Rezultatem sesji może być lista wybranych pomysłów i pojawiających się tematów. Ponadto należy podkreślić wszystkie wysoce innowacyjne koncepcje, nawet jeśli nie otrzymały zbyt wielu głosów. Wszystkie te pomysły mogą zostać przeniesione na sesję planowania lub strategiczną, gdzie zostaną poddane bardziej szczegółowej analizie w mniejszej grupie. Na zakończenie moderator powinien wyjaśnić, jakie będą kolejne kroki i co stanie się z pomysłami grupy. Uczestnicy powinny również otrzymać podsumowanie najlepszych pomysłów.

Inna technika burzy mózgów

Oczyść drogę do skutecznych rozwiązań, najpierw przeprowadzając burzę mózgów na temat problemów. Odwrócona Burza Mózgów to technika pomagająca zespołom w ostatecznym znalezieniu rozwiązań poprzez wcześniejsze rozważenie problemów.

Na czym polega burza mózgów, która jest odwrócona?

Jak sama nazwa wskazuje, burza mózgów odwraca wynik sesji, aby zidentyfikować potencjalne przeszkody na drodze do sukcesu, zamiast od razu rzucać się w wir potencjalnych rozwiązań. Jest to świetny sposób, aby skłonić zespół do zastanowienia się nad przyczynami bieżących problemów i rzeczami, które stoją na drodze do sukcesu, aby pomóc w znalezieniu skutecznych rozwiązań.

Jak to działa?

1.Zacznij od zdefiniowania celu lub problemu, który Twój zespół próbuje rozwiązać. Ten element to tradycyjna technika burzy mózgów. Jest ona niezmienna w różnych rodzajach sesji, z uwagi na to, że celem każdej burzy mózgów jest rozwiązanie konkretnego problemu. Jednak sposób w jaki się to robi, może być różny.
2.Zamiast myśleć o rozwiązaniach problemu, zaproś zespół do zastanowienia się nad potencjalnymi przyczynami problemu lub wszystkimi rzeczami, które mogą pogorszyć sytuację. Również warto spisać je na karteczkach i przedyskutować każdy z osobna, aby poznać spojrzenie na dany problem z perspektywy różnych osób.
3.Teraz zastanówcie się nad potencjalnymi rozwiązaniami pomysłów, które zidentyfikowaliście w poprzednim kroku. Na podstawie dobrze przeanalizowanych problemów, zespół łatwiej może znaleźć konkretne rozwiązania.
4.Przedyskutujcie i oceńcie pomysły, aby ustalić, które z nich są możliwe do zrealizowania, a które nie. Należy brać pod uwagę granice i możliwości firmy oraz zespołu. Pomysły, które nie są realne należy odrzucić na wstępie, aby nie marnować czasu na ich analizowanie.
5.Zanotujcie działania i kolejne kroki, które zostały ustalone. Stwórzcie wspólne podsumowanie wszystkich ustalonych rozwiązań.

Oto kilka pomysłów na zastosowanie odwróconej burzy mózgów

Odwrócona burza mózgów jest szczególnie pomocna, gdy:

-Twój zespół czuje się zablokowany w szybkim generowaniu pomysłów
-Masz złożony lub uporczywy problem/cel
-Członkowie zespołu mają zdecydowane opinie, które mogą hamować swobodny przepływ pomysłów
-Masz zespół o wysokim stopniu analityczności, któremu łatwiej jest identyfikować problemy

Zapraszamy na szkolenie Lean Six Sigma Black Belt i szkolenie Lean Six Sigma Green Belt.