Tylko ty idziesz szybciej, razem idziemy dalej!

Współpraca wydaje się być taka prosta i łatwa. Każdy zna to słowo, a jednak w praktyce często sprawy nie idą tak dobrze, jak się spodziewano. Aby osiągnąć organizację Lean Six Sigma, skuteczna współpraca jest kluczem do sukcesu.

Przysłowie „sam idziesz szybciej, razem idziemy dalej” nie jest tam przypadkowe. Współpraca to istotny sposób osiągnięcia celu.

Umiejętności takie jak słuchanie, burza mózgów i ciągłe skupienie na projekcie poprawy są warunkami koniecznymi do osiągnięcia pożądanej poprawy.

Jedna z gmin, z którą współpracowaliśmy, miała to na żywo!

Beznadziejna sytuacja

W tej gminie zajmuje się prawie 60 minut, aby zarejestrować wszystkie istotne informacje dotyczące zgłoszenia klienta i utworzyć niezbędne dokumenty w systemie komputerowym, odpowiadając na oficjalne zgłoszenie obywateli. Wynikiem jest zwiększenie obciążenia pracy i czasów przetwarzania. Prowadzi to do przekroczenia ustawowego terminu przetwarzania o dwa tygodnie. Sytuacja stała się krytyczna. Czas działać natychmiast!

Projekt certyfikacji powstaje

Nasz uczestnik miał już doświadczenie z poprzednim projektem poprawy. W rezultacie zasoby były od razu dostępne do rozpoczęcia pracy z Lean Six Sigma. W ten sposób powstał projekt certyfikacji.

Jako rozwiązanie tymczasowe zarząd utworzył biuro obsługi dla zadań administracyjnych, dodając dodatkowy etap do procesu. Niestety, nie usunęło to wąskiego gardła. Celem projektu? Zaprojektowanie procesu w taki sposób, aby niezbędne dokumenty były dostarczane w krótszym czasie. 14-dniowy ustawowy termin musi być dotrzymany.
Współpraca to klucz

Aby osiągnąć ambitny cel, nasz uczestnik zaangażował wszystkie bezpośrednio zainteresowane strony w zespół projektowy Lean Six Sigma. Od personelu biura obsługi, przez trenerów po administratora aplikacji.

Zespół projektowy był ciągle zaangażowany w rozważania i podejmowane kroki. Ale zostały również przypisane konkretne zadania, aby wdrożyć działania poprawcze. W ten sposób od razu tworzy się poczucie zespołu. Współpracownicy bardzo to doceniają i czują się traktowani poważnie. Dostawcy oprogramowania i konsultanci również zostali zaangażowani, gdy było to konieczne.

„Wizyta” na miejscu pracy i różne rozmowy pomogły wyjaśnić obraz sytuacji i procesu. Następnie działania poprawcze zostały określone i uszeregowane na podstawie rzeczywistych narzędzi Lean Six Sigma. Wymaga to dużo wytrwałości, konsultacji i wytrwałości. Musisz zadbać, aby szalony rytm dnia cię nie przytłoczył. Okazało się również, że niektóre problemy związane z technologią informacyjną są trudniejsze niż się spodziewano.

Cierpliwość jest nagradzana

Cierpliwość jest cnotą. Ale w końcu się opłaca. Zrozumienie sytuacji i tendencja spadkowa zmotywowały pracowników biura obsługi. Po raz pierwszy poczuli się poważnie traktowani podczas rozwiązywania problemów. Twarde wyniki? W punkcie odniesienia 91% działań przekraczało ustawowy termin przetwarzania. Dzięki projektowi Lean Six Sigma udało nam się znacząco zmniejszyć ten procent do 66%. Cel (35 dni) został osiągnięty, a znacząca poprawa w porównaniu z punktem odniesienia jest widoczna.

Moje główne wskazówki?

Kontynuuj monitorowanie działań. Bardziej nalegać na rozpatrzenie bardzo starych przypadków, aby nie wpływały one na wyniki. Ale przede wszystkim: wykazuj wytrwałość, wytrwałość i kontynuuj współpracę i pracuj razem. Wtedy twoja certyfikacja będzie również pełnym sukcesem!

Jeśli chcesz również pracować zorganizowanie nad poprawą problemów,szkolenie Lean Six Sigma może ci pomóc. Skontaktuj się z nami lub dowiedz się więcej na naszej stronie internetowej.

Zapraszamy również na szkolenie Lean Six Sigma Black Belt i szkolenie Lean Six Sigma Green Belt.