Lean: Klucz do Efektywności

1. Lean komunikuje swoją „pracę”
Metodyka Lean jest pełna komunikacji. Niezależnie czy chodzi o organizację sesji Kaizen czy warsztatów doskonalenia, monitorowanie minimalnych zapasów za pomocą Kanbanu czy dzielenie się ulepszeniami na tablicy doskonalenia. Lean skupia się na komunikacji, szczególnie za pomocą narzędzi wizualnych, dzięki czemu przekaz jest szybki i klarowny.

W organizacji opartej na Leanie informacje są jasne. Oznacza to, że udostępniana jest tylko istotna informacja. Każdy ma na to widok, wie o co chodzi i wie, jaka jest jego rola w tym procesie.

2. Lean działa w zespole
Praca z Lean to praca zespołowa. Wszyscy zaangażowani w proces są zachęcani do doskonalenia, najlepiej jak najbliżej miejsca pracy (Go Gemba). Dzięki szerokiemu zaangażowaniu inicjatywy doskonalenia są podejmowane kompleksowo i zmiany są szeroko akceptowane. Zarządzanie odgrywa tu rolę wspierającą i skupia się na najważniejszych sprawach. Pracownicy mają duży wpływ na kształtowanie procesu.

W organizacji opartej na Leanie pracownicy są bardziej zaangażowani i łatwiej się ze sobą komunikują, aby omawiać zadania i optymalizować współpracę.

3. Lean działa dla klienta
Prawo istnienia każdego procesu wynika z potrzeb klienta. Bez klienta (i jego potrzeb) nie ma procesu. Dlatego właśnie zgodne z logiką jest, aby odwoływać się do potrzeb klienta i zastanawiać się, co należy zrobić, aby sprostać tym potrzebom. Dokładnie to jest celem Lean. Przy każdej działalności podejmowanej przez organizację zadawane jest pytanie, jak to przyczynia się do zaspokojenia potrzeb klienta. Jeśli nie ma związku z potrzebami klienta, nie trzeba tego robić.

W organizacji opartej na Leanie wszyscy znają klienta i każdemu jest jasne, jak pomaga klientowi. To nie oznacza, że robimy wszystko, o co klient prosi, ale że nie wykonujemy dodatkowej pracy, za którą klient nie chce płacić.

4. Lean działa naturalnie
Lean ma bardzo praktyczne podejście do doskonalenia procesów, łatwe do zastosowania. W zasadzie każdy pracownik po kilku dniach szkolenia może samodzielnie korzystać z Lean. Ludzie, którzy raz zrozumieli podstawowe zasady, będą je stosować, aby efektywniej wykonywać swoją pracę. Lean działa tak praktycznie, że ludzie szybko przenoszą teorie do swojego domu, np. organizując kuchnię czy spiżarnię.

W organizacji opartej na Leanie ludzie patrzą inaczej na swoją pracę. Wiele z zasad Lean przeczy naturalnemu zachowaniu, ale gdy ludzie już to zrozumieją, widzą możliwości optymalizacji swojej pracy.

5. Lean działa
Istnieje wiele przykładów inicjatyw Lean, które przyniosły wiele korzyści. Od skrócenia czasu oczekiwania na uzyskanie pozwolenia w urzędzie miasta z ponad 2 miesięcy do maksymalnie 2 tygodni, do zmniejszenia liczby kroków w procesie spłaty pożyczki z 34 do 14 kroków w banku. Lean odnosi sukcesy, które są osiągalne dla każdej organizacji. Największy sukces nie leży w tych konkretnych ulepszeniach, ale w kulturze ciągłej optymalizacji.

Organizacja oparta na Leanie ciągle dąży do doskonalenia, gdzie każde udane ulepszenie napędza koło doskonalenia dalej.