Lean Six Sigma nadal sprawdza się w gminie Amersfoort

1. LEAN SIX SIGMA NADAL SPRAWDZA SIĘ W GMINIE AMERSFOORT

Organizacje są bardzo dynamiczne jeśli chodzi o usprawnienie procesów. To trend, który nieprędko się skończy. Prawdopodobnie firma, w której pracujesz, również jest w fazie zmian. Czy dostrzegasz u siebie potrzebę poprawy koncentracji na kliencie i obniżenia kosztów? Jeśli tak, to Lean Six Sigma może być rozwiązaniem również dla Ciebie.

Na Blendle pojawia się coraz więcej artykułów dotyczących Lean Six Sigma i oszczędności kosztów. Organizacje, które osiągają sukces z Lean Six Sigma wiedzą, że oszczędność kosztów nigdy nie powinna być celem samym w sobie. Zamiast tego uczymy, jak poprawić jakość procesów. Logiczną konsekwencją tego jest oszczędność kosztów. Jako Master Black Belt w The Lean Six Sigma Company zajmuje się tym każdego dnia. Moim celem jest dać Ci narzędzia, dzięki którym faktycznie osiągniesz rezultaty. Gmina Amersfoort zdobyła to doświadczenie przez sześ

lat.

Począwszy od małych, poprzez uczenie się i działanie, do większych wyników

Gmina Amersfoort wybrała The Lean Six Sigma Company pod koniec 2009 roku ze względu na wartość wydawanych przez nas certyfikatów. Zwrócili się wtedy do nas z prośbą o pomoc w zaprojektowaniu swoich procesów w sposób bardziej efektywny. Moja rada dla gminy Amersfoort była taka, aby zacząć od małego, skromnego projektu, aby metoda mogła się sprawdzić. Metodologia Lean Six Sigma jest obecnie dobrze ugruntowana po procesie uczenia się przez działanie. Od tego czasu gmina zrealizowała około 50 projektów usprawniających w ramach różnych działów i zespołów. Tego lata Anne Brandse, starszy kierownik projektu w gminie Amersfoort, pomyślnie ukończyła u nas szkolenie Black Belt. Jestem dumny, że osiągnęła wspaniałe rezultaty stosując Lean Six Sigma. Jej projekt poprawy dotyczył obsługi wniosków o rejestrację.

Szybszy czas rozpatrywania pozwoleń na pozyskiwanie drewna

Gmina Amersfoort obsługuje około 500 wniosków o wycinkę drzew rocznie. Są one składane przez samą gminę, osoby prywatne i osoby trzecie. Obsługa tych wszystkich pozwoleń mogła zostać usprawniona, dlatego Anne rozpoczęła projekt Lean Six Sigma. Cel? Skrócenie czasu trwania i dojście do jednoznacznego procesu. Między innymi dzięki powołaniu zespołu do spraw doskonalenia, w skład którego weszli przedstawiciele różnych ról, udało jej się znacznie skrócić czas rozpatrywania wniosków o wycinkę drzew.

„Przed wprowadzeniem tego procesu średnio 24% wniosków o wycinkę drzew było rozpatrywanych w ciągu trzech tygodni. W ciągu kilku miesięcy odsetek ten wzrósł już do 86%! Oszczędność dla Gminy z tego tytułu wynosi 15.000 euro. Ale jeszcze ważniejsze od euro jest to, że zauważają to przede wszystkim obywatele i inni zgłaszający !”, mówi Anne Brandse.

Zmotywowani pracownicy dzięki sile współpracy

Anne kontynuuje: „Szkolenie Black Belt w The Lean Six Sigma Company pomogło mi rozwinąć się zarówno osobiście, jak i całej organizacji. A ponieważ pracownicy są zaangażowani w ten proces, powstaje zrozumienie dla wzajemnej pracy. Ludzie patrzą teraz poza granice własnego zespołu. Realizowanie rozwiązań szybko i skutecznie daje dużo energii. Większość kierowników działów również przyjęła to z entuzjazmem, ponieważ widzą, że to coś daje. Obecnie w wielu miejscach dokonujemy przejścia od projektów usprawniających do „stałej poprawy” linii produkcyjnej.”

Gmina Amersfoort przyjmie kolejne tego typu projekty. Anne wykorzystuje również wiele swojego czasu na projekty usprawniające, ponieważ to naprawdę stanowi wartość dodaną dla gminy Amersfoort.

Więcej informacji

Czy Ty również zastanawiasz się nad wzięciem udziału w szkoleniu Lean Six Sigma? A może chciałbyś dowiedzieć się więcej o Lean Six Sigma w Twoim sektorze? Nie wahaj się skontaktować z nami poprzez 010 2222 860 lub przeczytaj więcej na naszej stronie internetowej. Za pośrednictwem strony internetowej można również bezpośrednio z nami rozmawiać, aby zadać swoje pytania.

2. ENERGOOSZCZĘDNE ŻYCIE I PRACA Z LEAN SIX SIGMA

Lean Six Sigma to metodologia, która pozwala usprawnić procesy (biznesowe) i poprawić ich jakość. Metodologia ta opiera się na dwóch podstawowych zasadach: Lean, który skupia się na redukcji lub eliminacji marnotrawstwa w procesach, oraz Six Sigma, którego celem jest redukcja zmienności i błędów w procesach. Ponadto metodologia ta ma szerokie zastosowanie, więc dlaczego nie wykorzystać jej do rozwiązania problemu naszych wysokich rachunków za energię? Nasz zespół również zadał sobie to pytanie, gdy tylko ceny energii zaczęły gwałtownie rosnąć w zeszłym roku. Zorganizowaliśmy burzę mózgów, zrobiliśmy A3, zebraliśmy dane i przeprowadziliśmy na nich nasze analizy statystyczne. Wynikami tych starań podzieliliśmy się podczas naszej poprzedniej degustacji Lean Six Sigma.

Zarządzanie A3 stosowane w odniesieniu do naszego zużycia energii

Zarządzanie A3 jest metoda oparta na filozofii Lean służąca do rozwiązywania problemów i wdrażania usprawnień. Wywodzi się z raportowania A3, dokumentu służącego do jasnego i zwięzłego przedstawienia problemu lub wyzwania, a także planu dostarczenia rozwiązań. Zaczynasz od jasnego zdefiniowania problemu lub wyzwania, w tym przypadku naszych wysokich kosztów energii, a następnie rozpoczynasz zbieranie danych i identyfikację przyczyn. Następnie opracowywany jest plan rozwiązania problemu i jest on wdrażany. W końcowej fazie oceniana jest skuteczność rozwiązania i w razie potrzeby wprowadzane są korekty.

Metoda A3 jest często stosowana w przemyśle, ale ma również zastosowanie w innych sektorach. Jest to skuteczny sposób rozwiązywania problemów, ponieważ zapewnia systematyczne podejście i zapewnia jasną komunikację między członkami zespołu. Co więcej, metoda ta pozwala na wdrożenie usprawnień w sposób mierzalny, co ułatwia określenie ich wpływu.

O krok dalej z DMAIC

Pracujesz w firmie prowadzącej złożone procesy (produkcyjne) i chcesz obniżyć koszty operacyjne w tych burzliwych ekonomicznie czasach? Można rozpocząć pracę według modelu DMAIC, który jest wykorzystywany w metodyce Six Sigma. Może to być również skutecznym sposobem na oszczędzanie energii w organizacji. DMAIC oznacza Define, Measure, Analyse, Improve and Control i zapewnia systematyczne podejście do analizy i rozwiązywania problemów związanych z oszczędzaniem energii. Co więcej, metoda ta zapewnia wymierne efekty.

W fazie Define formułuje się konkretny problem oszczędności energii i wyznacza cel redukcji zużycia energii. Następnie w fazie Measure zbierane są dane o aktualnym zużyciu energii, a w fazie Analyse analizowane są przyczyny problemu.

W fazie Improve opracowuje się i wdraża rozwiązania mające na celu zmniejszenie zużycia energii, takie jak instalacja energooszczędnych urządzeń, dostosowanie procesów produkcyjnych lub zachęcanie pracowników do pracy w sposób świadomy pod względem zużycia energii. Po wdrożeniu mierzona i oceniana jest skuteczność rozwiązania.

Wreszcie, w fazie Control, ustanawia się procedury mające na celu utrzymanie i poprawę oszczędności energii. Można to zrobić na przykład poprzez stworzenie systemu monitorowania i raportowania, opracowanie wytycznych dotyczących zarządzania energią lub szkolenie pracowników.

DMAIC jest zatem skuteczną metodą oszczędzania energii w organizacji. Zapewnia systematyczne podejście do analizy i rozwiązywania problemów związanych z oszczędzaniem energii. Co więcej, może również pomóc w zrównoważonym wdrażaniu ulepszeń, aby oszczędności energii mogły być utrzymane w dłuższej perspektywie.

Więcej informacji?

Czy chcesz również obniżyć koszty energii lub zająć się ogólnymi procesami biznesowymi za pomocą Lean Six Sigma? Zapraszamy do zapisania się na najbliższą sesję próbną lub zapoznania się z naszą ofertą szkoleniową. Ponadto w naszym przewodniku znajdziesz bardziej szczegółowe informacje na temat wszystkich naszych kursów.

3. 10 PYTAŃ DOTYCZĄCYCH UDANEGO GEMBA

Spacery są dobre dla zdrowia. Bez wątpienia zauważyłeś już, że ten stary slogan nie jest już tylko głoszony w magazynach o zdrowiu i opiece społecznej, ale pojawia się również w świecie pracy i biznesu. Regularnie słyszymy rozmowy o „co-walkingu”, „walk and talk” czy „walking meetings”. Zjawisko mody czy nie, nie można go zignorować, jeśli surfujesz po internecie lub sprawdzasz swój LinkedIn . Podczas co-walking podobno lepiej się komunikujemy, a kreatywność emanuje między pracownikami i ich menedżerami. To wszystko jest ciekawe, ale jaki jest związek z Lean? Otóż Lean management zakłada również stosowanie „spaceru” zwanego „Gemba „. To ważne narzędzie Lean jest używane jako prawdziwy barometr, aby sprawdzić, jak sprawy mają się w miejscu pracy. Gemba nie jest jednak czymś, co robi się bez przygotowania; to coś więcej niż tylko rozejrzenie się po obiekcie. Aby skutecznie przeprowadzić Gemba , w tym blogu znajdziesz listę 10 pytań wraz z kilkoma wskazówkami, jak je zastosować, nie denerwując zespołów na miejscu.

Co oznacza słowo „Gemba”?

„Gemba” pochodzi z języka japońskiego i oznacza „prawdziwe miejsce”, „gdzie znajduje się rzeczywistość” lub „gdzie dodaje się wartość dla klienta”. W metodologii Lean dużą wagę przywiązuje się do miejsca pracy, i słusznie, bo to tam wszystko się dzieje! W terenie ludzie dysponują wiedzą, która pozwala im poprawić jakość, usunąć odpady z procesów i rozwiązać problemy. Stąd pomysł spaceru Gemba, podczas którego można spojrzeć na rzeczywisty proces, zrozumieć pracę pracowników operacyjnych, zadawać pytania i gromadzić informacje na miejscu. Wizyta w miejscu pracy ma na celu zachęcenie do ciągłego doskonalenia, zaangażowanie pracowników w historię Lean i zidentyfikowanie pierwotnych przyczyn problemów. Powinieneś być przygotowany do spaceru Gemba. Nie myl tego ze „zwykłym pojawieniem się w miejscu pracy”. Jest to przyjazne i społecznie pożądane, ale na dłuższą metę nie wystarczające. Zdefiniuj z wyprzedzeniem zakres spaceru, sprawdź, czy KPI są dostępne i odzwierciedlają rzeczywistość, a przede wszystkim upewnij się, że masz w głowie listę pytań, które zamierzasz zadać.

10 pytań dotyczących udanego Gemba

1. Nad czym obecnie pracujesz, czym się zajmujesz?
2. Czy istnieje oficjalny dokument, który pomaga w realizacji tego zadania i gdzie można znaleźć informacje?
3. Jakie problemy napotykasz w swoich codziennych zadaniach?
4. Jak postrzegasz te problemy?
5. Czy są jakieś problemy, które możesz rozwiązać sam?
6. Jeśli nie, to jakie to są problemy?
7. Do kogo możesz się zwrócić ze swoimi problemami?
8. Czy korzystasz z tablicy wskaźników KPI („Visual board”)?
9. Jeśli tak, to czy uważasz, że jest to przydatne?
10. Jeśli nie, to dlaczego?

A sposób przeprowadzenia?

Oczywiście nie chodzi o to, by przytłoczyć tymi pytaniami ludzi jak inspektor policji i zepchnąć ich do defensywy! Bardzo ważne jest stworzenie atmosfery zaufania, w której pracownicy mogą mówić o swoich problemach, wyrażać swoje pomysły i wskazywać z czym się nie zgadzają. Poniższe wskazówki mogą pomóc Ci uzyskać szczere odpowiedzi na Twoje pytania.

• Przedstaw się, wyjaśnij jaki jest cel i zakres działania

• Słuchaj zamiast mówić.

• Okaż szacunek i empatię

• Patrz na proces, a nie na pracowników, nie pozwól się oskarżać!

• Nie mów co należy zrobić, nakieruj pracowników zadając pytania

• Wspólnie badajcie podstawowe przyczyny i szukajcie możliwych rozwiązań

• Zamknij Gemba i jasno określ, czego pracownicy mogą się spodziewać.

Więc teraz, gdy wiesz, które 10 pytań zadać, aby Gemba był udany, jesteś gotowy, aby rozpocząć pracę w miejscu pracy? Chcesz dowiedzieć się więcej o tych i innych narzędziach Lean? Skontaktuj się z nami i wspólnie sprawdźmy, które szkolenie jest dla Ciebie najlepsze!

3. A JAK LEPIEJ OBSŁUŻYSZ SWOICH KLIENTÓW?

W firmie działającej w sektorze energetycznym wdrożono nowy system zleceń pracy, platformę, która w sposób niezawodny i efektywny prowadzi zlecenie do wyników. Ten nowy system natychmiast ujawnił szereg wąskich gardeł w procesie. Praktyka pokazała, że to wszystko mogłoby przebiegać o wiele płynniej. Ostatecznie to klient odnosi korzyści z bezbłędnie przeprowadzonego procesu. Im szybciej klient otrzyma pomoc, tym wyższa jakość i większe zadowolenie klienta. To jest coś, do czego wszyscy dążymy: pozytywnie zaskoczyć klienta poprzez szybką obsługę i jakość usług.

Czas więc zabrać się do pracy…ponieważ zarówno kierownictwu, jak i pracownikom zależy aby proces był bardziej wydajny. Nasz uczestnik szkolenia Lean Six Sigma Black Belt miał okazję podjąć to piękne wyzwanie.

Problem: dodatkowa praca z powodu brakującej wiedzy

Firma ma wyraźne ramię sprzedażowe i operacyjne. W przypadku sprzedaży, sprzedawane są produkty i usługi. W operacjach są one przekształcane w zlecenia , które system wysyła do wykonawców. Wraz z pojawieniem się nowego systemu zleceń , pojawiło się wiele wąskich gardeł. Na przykład niektórym pracownikom w łańcuchu brakowało pewnej wiedzy, przez co nie wiedzieli, jak w pełni i prawidłowo przekazać zlecenie . Konsekwencje? Dużo dodatkowej pracy z powodu błędnie wprowadzonych zleceń i konieczności niepotrzebnego oczekiwania przez klientów na odpowiedź ze strony firmy. Ale gdzie dokładnie poszło źle i co można było poprawić, nie można było od razu stwierdzić. Jak więc nasz uczestnik dotarł do sedna sprawy?

Podejście: Opracowanie karty projektu.

Nasz uczestnik umieścił problem na karcie projektu. Określa on wszystkie interakcje i kroki prowadzące do pomyślnego zakończenia projektu. Karta projektu zapewnia sukces poprzez zdefiniowanie wszystkich niezbędnych zasobów, ludzi i zakresu projektu.

W tym projekcie skupiono się na First Time Right. Oznacza to, że przeanalizowano czas realizacji oraz liczbę i rodzaje błędów. Karta projektu obejmuje również zespół projektowy. Po ustaleniu, który proces zostanie zbadany, zaangażowani pracownicy zostali zaproszeni do udziału w projekcie jako członkowie. Łącznie zatrudnionych było pięciu pracowników.

Klucz do sukcesu: zaangażowanie pracowników w Lean Six Sigma

Lean Six Sigma był zupełnie nowy w organizacji. Dlatego zaprosiliśmy na jeden dzień tych pięciu pracowników aby omówić najważniejszą teorię. To zwiększyło ich zaangażowanie i razem ostatecznie możecie osiągnąć więcej. Nasz kursant wyjaśnił im, czym jest Lean Six Sigma i przez jakie fazy będą wspólnie przechodzić. Podczas spotkania podzielono się również wzajemnymi oczekiwaniami i od razu poczyniono jasne ustalenia co do dalszego przebiegu projektu.

Wydajność bazowa była jednym z pierwszych ważnych kamieni milowych. Rejestrując czasy w całym łańcuchu, ustalono średni czas realizacji zamówienia. Ponadto ujawniono również czas netto i czas oczekiwania na zlecenia pracy: świetny sposób na skonkretyzowanie istoty problemu. Oczywiście proces został zdefiniowany za pomocą SIPOC, narzędzia Lean Six Sigma, które pozwala w prosty sposób odwzorować wszystkie kluczowe elementy procesu biznesowego. Dzięki temu proces ma jasno sformułowany początek i koniec.

Cele doskonalenia

Na podstawie tych danych obliczono efektywność cyklu procesu (PCE). Określono również liczbę i rodzaj błędów. Po owocnej dyskusji ze sponsorem ustalono następujące cele poprawy:

• PCE z 1,71% do 10%

• Informacja zwrotna od klienta z 3,9 dni roboczych do maksymalnie 2 dni roboczych

• Zmniejszenie odsetka błędów z 25% do 12%.

Zespół nie może się doczekać pracy nad tymi celami!

Więcej informacji

Czy chcesz również pracować nad doskonaleniem procesów w sposób zorganizowany? Szkolenie Lean Six Sigma może Ci w tym pomóc. Zapraszamy do kontaktu z nami lub pobrania naszego przewodnika , aby uzyskać więcej informacji.