Optymalizacja Raportowania Napraw w Branży Elektronicznej: Sukces w Usprawnieniu Procesu eRMA

Branża elektroniczna charakteryzuje się wysokimi wymaganiami w zakresie efektywności operacyjnej oraz szybkości realizacji napraw. Jednym z kluczowych procesów w serwisie elektronicznym jest raportowanie etapów naprawy w systemie eRMA. Czasochłonne i nieefektywne raportowanie nie tylko obniża produktywność zespołu inżynierów RMA, ale również wpływa na satysfakcję klientów, którzy oczekują szybkich i precyzyjnych informacji o statusie napraw.

W odpowiedzi na te wyzwania zrealizowano projekt optymalizacji raportowania w systemie eRMA, który miał na celu redukcję czasu potrzebnego na wypełnienie pojedynczego raportu naprawy o 30%. Projekt zakończył się sukcesem, osiągając 31% redukcję czasu oraz oszczędności na poziomie 17 760 EUR rocznie. Co więcej, projekt ten zrealizowano w 3 miesiące, co podkreśla skuteczność zastosowanych rozwiązań.

Przyjrzyjmy się szczegółom tego innowacyjnego przedsięwzięcia.

Wyzwania i Kontekst Projektu

Proces raportowania napraw w systemie eRMA był kluczowym etapem w działalności zespołu inżynierów RMA, odpowiedzialnego za naprawę i dokumentację urządzeń elektronicznych. Czasochłonność tego procesu wynikała z:

• Nieskutecznych powiadomień typu pop-up, wymagających zaznaczenia 8 pól wyboru, co wydłużało czas raportowania,
• Częstych błędów przy wprowadzaniu danych, zwłaszcza dla statusów takich jak „regulacja” czy „przelutowanie”,
• Problematycznego ładowania zdjęć dokumentujących naprawy, co spowalniało proces raportowania,
• Nieoptymalnej rejestracji części zamiennych, co prowadziło do błędów w danych i dłuższego czasu wprowadzania informacji.

Celem projektu było:

• Zmniejszenie średniego czasu na wypełnienie raportu z 369 do 258 sekund, co stanowiło redukcję o 30%,
• Poprawa dokładności danych oraz zmniejszenie liczby błędów w raportach,
• Zwiększenie satysfakcji użytkowników systemu eRMA, w tym inżynierów RMA oraz zespołów wsparcia klienta.

Projekt był realizowany w dziale serwisu elektronicznego, który obsługuje naprawy urządzeń elektronicznych oraz odpowiada za raportowanie etapów naprawy w systemie eRMA.

Kluczowe Działania i Rozwiązania

Aby osiągnąć wyznaczone cele, skoncentrowano się na kilku kluczowych działaniach:

1. Analiza Procesu Raportowania w Systemie eRMA
   Dokonano szczegółowej analizy procesu raportowania, identyfikując kluczowe przyczyny nieefektywności, w tym:
   • Czasochłonne powiadomienia pop-up oraz wielokrotne potwierdzanie czynności przez inżynierów,
   • Problematyczne wprowadzanie danych dla specyficznych statusów naprawy,
   • Wydłużony czas ładowania zdjęć dokumentujących naprawy.
2. Usprawnienie Interfejsu i Funkcjonalności Systemu eRMA
   Wdrożono szereg rozwiązań technologicznych, które przyniosły spektakularne rezultaty:
   • Zastąpiono poprzednie powiadomienia pop-up funkcją „Wybierz wszystko i potwierdź”, co pozwoliło na oszczędność 10 sekund na raport oraz zwiększyło satysfakcję użytkowników.
   • Automatyczne wprowadzanie „0” dla statusów takich jak regulacja czy przelutowanie, co zmniejszyło liczbę błędów oraz zaoszczędziło 10 sekund na raport.
   • Optymalizacja ustawień aparatu w systemie eRMA, co przyspieszyło proces ładowania zdjęć i zaoszczędziło 20 sekund na raport.
   • Nowa funkcjonalność „Replace (Scrap old)” umożliwiająca grupowe dodawanie części zamiennych, co zwiększyło dokładność danych oraz zaoszczędziło 80 sekund na raport.
3. Szkolenia i Zaangażowanie Użytkowników
   Przeprowadzono szkolenia dla zespołu inżynierów RMA, co:
   • Zwiększyło świadomość użytkowników na temat nowych funkcji i usprawnień,
   • Poprawiło jakość danych w raportach dzięki lepszemu zrozumieniu nowego procesu raportowania.
4. Monitorowanie i Kontrola Procesu
   Wdrożono bardziej szczegółowe procedury kontroli jakości, co przyczyniło się do:
   • Regularnego monitorowania czasu potrzebnego na wypełnienie raportu, co pozwala na utrzymanie uzyskanych oszczędności,
   • Automatyzacji testowania danych oraz przekazywania wyników do aplikacji monitorującej, co zwiększyło efektywność kontroli jakości.

Kluczowe Wyniki i Korzyści

Projekt przyniósł znaczące wyniki, które wpłynęły na poprawę efektywności operacyjnej oraz satysfakcję użytkowników:

• 31% redukcja czasu potrzebnego na wypełnienie raportu, co przekroczyło zakładany cel na poziomie 30%.
• Oszczędności na poziomie 17 760 EUR rocznie, co zostało osiągnięte dzięki optymalizacji interfejsu systemu eRMA oraz automatyzacji wprowadzania danych.
• Poprawa jakości danych oraz zmniejszenie liczby błędów w raportach dzięki nowym funkcjonalnościom i szkoleniom.
• Zwiększenie satysfakcji użytkowników systemu eRMA, co przełożyło się na większą motywację i produktywność zespołu RMA.

Wyzwania i Przyszłe Perspektywy

Realizacja projektu nie była pozbawiona wyzwań:

• Opór przed zmianą – niektórzy inżynierowie obawiali się, że nowe funkcje mogą wpłynąć na ich wydajność.
• Optymalizacja interfejsu systemu eRMA – wymagało to współpracy z działem IT oraz dostawcami oprogramowania.
• Utrzymanie wysokiej jakości danych – konieczne było zapewnienie, że automatyzacja nie wpłynie na dokładność raportów.

Planowane jest wdrożenie podobnych rozwiązań w innych obszarach serwisu elektronicznego, aby jeszcze bardziej poprawić efektywność operacyjną.

Podsumowanie: Innowacja na Rzecz Efektywności i Satysfakcji