Od zarządzania zmianą do ciągłego doskonalenia – jak przejść od teorii do trwałych rezultatów?

„Świat nienawidzi zmian, a jednak to właśnie one przynoszą postęp.” – Charles Kettering

Często rozmawiamy o narzędziach ciągłego doskonalenia, które mają na celu znajdowanie rozwiązań i optymalizację procesów w celu osiągnięcia lepszych wyników. Jednak w wielu przypadkach nie udaje się skutecznie wdrożyć opracowanych rozwiązań, nawet jeśli są one technicznie wysokiej jakości. Wtedy zadajemy sobie pytanie „dlaczego?” i szukamy błędów w podjętych decyzjach. Często jednak pomijamy fakt, że rozwiązanie wymaga wprowadzenia nowego procesu – procesu zmiany.

Znaczenie zarządzania zmianą

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez kierowników projektów jest nieuwzględnienie wszystkich interesariuszy projektu: nie tylko zespołu projektowego, ale także sponsorów, klientów, innych działów organizacji – takich jak IT, finanse i zakupy – a nawet szerszego otoczenia społecznego.

Innym często popełnianym błędem jest skupienie się wyłącznie na aspektach technicznych i pominięcie czynnika ludzkiego. Podczas gdy problemy techniczne często można rozwiązać lub obejść, opór ze strony ludzi jest znacznie trudniejszy do pokonania. Zmiana naturalnie wywołuje opór. Bez odpowiedniego wsparcia i zarządzania zmianą, ten opór może przekształcić się w poważną przeszkodę.

Jak skutecznie przeprowadzać zmiany?

Aby osiągnąć oczekiwane rezultaty, nie wystarczy jedynie dobra jakość techniczna rozwiązania – musi ono również zostać zaakceptowane przez wszystkich interesariuszy.

Chęć do zmiany, entuzjazm, zaangażowanie i oddanie są kluczowe dla powodzenia projektów doskonalących.

Change manager (menedżer ds. zmiany) powinien analizować nastawienie różnych interesariuszy – czy są zgodni, obojętni, czy też stawiają opór? Musi również być świadomy, że opór jest naturalną częścią procesu zmiany.

Przejście z obecnej sytuacji (A) do pożądanej sytuacji przyszłej (B) wymaga specjalnego podejścia. Proces zmiany często zaczyna się od poczucia niezadowolenia w organizacji. Celem zarządzania zmianą jest zidentyfikowanie i usunięcie źródeł tego niezadowolenia, tak aby w efekcie doprowadzić do poprawy.

4 fazy zmiany

Każda osoba przechodzi przez cztery etapy zmiany:

1. Zaprzeczenie – brak zainteresowania pracowników, „To mnie nie dotyczy!”

2. Opór – frustracja, dezorientacja, brak zaufania, „To nie działa!”

3. Odkrywanie – pracownicy szukają informacji, zadają pytania, proszą o wyjaśnienia

4. Zaangażowanie – pracownicy oferują pomoc, pytają o wdrożenie i analizują własne umiejętności

Każdy przechodzi te fazy we własnym tempie.

Zostań Change Managerem!

Dobry menedżer ds. zmiany dostosowuje swoje działania do etapu, na którym znajduje się grupa, i prowadzi ją do kolejnego, aż do osiągnięcia pełnego zaangażowania.

Aby zminimalizować opór i promować kulturę zmiany, należy pracować nad kulturą organizacyjną. Szkolenia i coaching są wartościowymi narzędziami w budowaniu takiej kultury. Sukcesy we wdrażaniu zmian przekonują pracowników do korzyści płynących z narzędzi doskonalenia.

Konieczność zarządzania zmianą

Zarządzanie zmianą pomaga nie tylko przezwyciężyć opór, ale także wcześniej zidentyfikować potrzeby. Rozpoznanie i rozwiązanie problemów wynikających z niezadowolenia pracowników to kluczowy krok. Wdrażanie zmian organizacyjnych, geograficznych czy technologicznych nie może opierać się na improwizacji.

Zarządzanie zmianą jest niezbędne, by skutecznie przejść z obecnego do pożądanego stanu i uniknąć powstawania nowych problemów. Zespół ds. zmiany powinien formułować jasne cele i działania oraz wdrażać odpowiednie narzędzia, by proces przebiegał pomyślnie.

Metody zarządzania zmianą

Stosowanie metodyki zarządzania zmianą jest konieczne. Istnieje wiele metod, takich jak wydarzenia Kaizen czy system 5S – to tylko niektóre przykłady. Często firmy zatrudniają zewnętrznych specjalistów, by zyskać obiektywny obraz organizacji.

Jasna wizja celów ułatwia ich komunikację i zdobycie akceptacji. Połączenie tego z odpowiednią metodą może zapewnić płynne przejście.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Chcesz lepiej zrozumieć proces zmiany? Weź udział w naszych szkoleniach!

Chcesz ponownie uruchomić swój projekt doskonalenia? A może rozważasz wdrożenie zarządzania zmianą w swojej organizacji? Skontaktuj się z nami, aby omówić szczegóły!