Optymalizacja Procesu Dokumentacji Medycznej w Branży Opieki Zdrowotnej: Sukces w Usprawnieniu Systemu EMR

Branża opieki zdrowotnej jest jedną z najbardziej wymagających pod względem zarządzania dokumentacją medyczną. Elektroniczna dokumentacja medyczna (EMR) jest kluczowym elementem zapewniającym ciągłość leczenia pacjentów oraz spełnianie wymogów prawnych dotyczących przechowywania i udostępniania danych medycznych. Niezamknięcie konsultacji lekarskiej w systemie EMR powoduje, że pacjenci nie mają dostępu do swojej dokumentacji na Portalu Pacjenta, a inni lekarze nie mogą kontynuować leczenia na podstawie wcześniejszych diagnoz. Co więcej, opóźnienia te niosą za sobą ryzyko prawne oraz możliwość nałożenia kar finansowych.

W odpowiedzi na te wyzwania zrealizowano projekt optymalizacji procesu zamykania konsultacji lekarskich w systemie EMR, który miał na celu zmniejszenie odsetka niezamkniętych konsultacji z 1,94% do poniżej 0,88%. Projekt zakończył się sukcesem, osiągając docelowy poziom poniżej 0,88% oraz znaczącą poprawę efektywności operacyjnej. Co więcej, projekt ten zrealizowano w 6 miesięcy, co podkreśla skuteczność zastosowanych rozwiązań.

Przyjrzyjmy się szczegółom tego efektywnego przedsięwzięcia.

Wyzwania i Kontekst Projektu

Elektroniczna dokumentacja medyczna (EMR) jest nieodzownym elementem współczesnej opieki zdrowotnej, umożliwiającym:

• Dostęp pacjentów do swojej dokumentacji za pośrednictwem Portalu Pacjenta,
• Kontynuację leczenia przez innych lekarzy na podstawie wcześniejszych konsultacji,
• Spełnienie wymogów prawnych dotyczących przechowywania i udostępniania danych medycznych.

Problemem było niezamknięcie konsultacji lekarskich w systemie EMR, co powodowało:

• Brak dostępu pacjentów do dokumentacji medycznej,
• Utrudnienia w kontynuacji leczenia przez innych lekarzy,
• Ryzyko prawne i możliwość nałożenia kar finansowych za niezgodność z przepisami.

Celem projektu było:

• Zmniejszenie odsetka niezamkniętych konsultacji lekarskich z 1,94% do poniżej 0,88%,
• Poprawa jakości obsługi pacjentów oraz zwiększenie efektywności operacyjnej,
• Minimalizacja ryzyka prawnego oraz zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi dokumentacji medycznej.

Projekt był realizowany w branży opieki zdrowotnej, w obszarze zarządzania elektroniczną dokumentacją medyczną (EMR).

Kluczowe Działania i Rozwiązania

Aby osiągnąć wyznaczone cele, skoncentrowano się na kilku kluczowych działaniach:

1. Analiza Procesu Zamykania Konsultacji w EMR
   Dokonano szczegółowej analizy procesu zamykania konsultacji lekarskich, identyfikując kluczowe przyczyny niezamkniętych konsultacji, w tym:
   • Brak pełnej dokumentacji medycznej (np. brak wyników badań, niekompletne diagnozy),
   • Nieświadomość lekarzy o konieczności zamknięcia konsultacji w systemie EMR,
   • Brak standardowych procedur i powiadomień przypominających o zamknięciu konsultacji.
2. Zwiększenie Świadomości i Motywacji Lekarzy
   Wdrożono szereg rozwiązań, które przyniosły spektakularne rezultaty:
   • Dodanie wskaźnika „Y” do dashboardu Menedżerów Medycznych oraz systemu premiowego, aby zmotywować lekarzy do zamykania konsultacji na czas,
   • Spotkania informacyjne i szkolenia dla lekarzy na temat znaczenia zamykania konsultacji w EMR,
   • Współpraca z Menedżerami Medycznymi, którzy przeprowadzali rozmowy z lekarzami o najwyższym odsetku niezamkniętych konsultacji, aby poznać przyczyny problemu.
3. Optymalizacja Procesu i Automatyzacja Powiadomień
   Wprowadzono zmiany mające na celu:
   • Automatyczne przypomnienia w systemie EMR o konieczności zamknięcia konsultacji, co zmniejszyło liczbę zapomnianych konsultacji,
   • Wdrożenie powiadomień e-mailowych oraz notyfikacji na Portalu Pacjenta przypominających o uzupełnieniu brakujących informacji,
   • Standardowe procedury zamykania konsultacji oraz szablony dokumentacji medycznej, co ułatwiło lekarzom uzupełnianie brakujących danych.
4. Monitorowanie i Kontrola Procesu
   Wdrożono bardziej szczegółowe procedury kontroli jakości oraz monitorowania wyników, co przyczyniło się do:
   • Regularnego monitorowania wskaźnika „Y” oraz kluczowych parametrów procesu w systemie Power BI, co pozwala na bieżące reagowanie na odchylenia,
   • Przygotowywania szczegółowych raportów oraz cyklicznego omawiania wyników na spotkaniach z Menedżerami Medycznymi,
   • Uwzględnienia wskaźnika „Y” w systemie premiowym, co zwiększyło motywację do zamykania konsultacji na czas.

Kluczowe Wyniki i Korzyści

Projekt przyniósł znaczące wyniki, które wpłynęły na poprawę efektywności operacyjnej oraz jakość obsługi pacjentów:

• Zmniejszenie odsetka niezamkniętych konsultacji lekarskich z 1,94% do poniżej 0,88%, co spełniło zakładane cele,
• Poprawa jakości obsługi pacjentów dzięki lepszemu dostępowi do dokumentacji medycznej na Portalu Pacjenta,
• Zwiększenie efektywności operacyjnej w procesie zarządzania dokumentacją medyczną,
• Minimalizacja ryzyka prawnego oraz zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi dokumentacji medycznej.

Wyzwania i Przyszłe Perspektywy

Realizacja projektu nie była pozbawiona wyzwań:

• Opór przed zmianą – niektórzy lekarze mieli trudności z dostosowaniem się do nowych procedur,
• Optymalizacja procesu przypomnień – wymagało to ścisłej współpracy z działem IT oraz dostawcami systemu EMR,
• Utrzymanie wysokiej jakości danych medycznych – konieczne było zapewnienie, że automatyzacja nie wpłynie na dokładność dokumentacji medycznej.

Planowane jest wdrożenie podobnych rozwiązań w innych obszarach zarządzania dokumentacją medyczną, aby jeszcze bardziej poprawić efektywność operacyjną.

Podsumowanie: Innowacja na Rzecz Efektywności i Jakości Obsługi Pacjentów

Projekt optymalizacji zamykania konsultacji lekarskich w systemie EMR zakończony w 6 miesięcy jest doskonałym przykładem innowacji na rzecz efektywności operacyjnej oraz poprawy jakości obsługi pacjentów.