Optymalizacja Czasu Najmu Pojazdów Zastępczych w Branży Motoryzacyjnej: Sukces w Redukcji Kosztów

Branża motoryzacyjna, a w szczególności sektor wynajmu i zarządzania flotą pojazdów, charakteryzuje się wysokimi kosztami operacyjnymi związanymi z zapewnieniem pojazdów zastępczych. Długie czasy najmu pojazdów zastępczych generują znaczne wydatki, wpływają na efektywność operacyjną oraz obniżają rentowność.

W odpowiedzi na te wyzwania zrealizowano projekt optymalizacji czasu najmu pojazdów zastępczych, który miał na celu zmniejszenie średniego czasu najmu do maksymalnie 8 dni. Projekt zakończył się sukcesem, osiągając redukcję średniego czasu najmu o 0,95 dnia oraz oszczędności na poziomie 65 000 EUR rocznie. Co więcej, projekt ten zrealizowano w 12 miesięcy, co podkreśla skuteczność zastosowanych rozwiązań.

Przyjrzyjmy się szczegółom tego efektywnego przedsięwzięcia.

Wyzwania i Kontekst Projektu

Proces wynajmu pojazdów zastępczych jest kluczowym elementem w działalności firm zarządzających flotą pojazdów oraz świadczących usługi wynajmu krótkoterminowego. Wysokie koszty najmu pojazdów zastępczych wynikały z:

• Przedłużających się diagnoz oraz napraw w centrach serwisowych,
• Opóźnień w dostawie części zamiennych, co wydłużało czas przestoju pojazdu,
• Długiego czasu odbioru pojazdu przez klientów, nawet po zakończeniu naprawy,
• Nieefektywnego zarządzania procesem komunikacji pomiędzy operatorami, centrami serwisowymi oraz klientami.

Celem projektu było:

• Zmniejszenie średniego czasu najmu pojazdu zastępczego do maksymalnie 8 dni w skali miesiąca (w ujęciu rocznym),
• Obniżenie kosztów najmu o 65 000 EUR rocznie poprzez skrócenie czasu najmu,
• Poprawa efektywności operacyjnej oraz zwiększenie satysfakcji klientów dzięki szybszej obsłudze.

Projekt był realizowany w branży motoryzacyjnej, w obszarze zarządzania flotą pojazdów oraz wynajmu krótkoterminowego.

Kluczowe Działania i Rozwiązania

Aby osiągnąć wyznaczone cele, skoncentrowano się na kilku kluczowych działaniach:

1. Analiza Procesu Najmu Pojazdów Zastępczych
   Dokonano szczegółowej analizy procesu najmu pojazdów zastępczych, identyfikując kluczowe przyczyny długiego czasu najmu, w tym:
   • Opóźnienia w diagnozowaniu usterek, co przedłużało czas przestoju pojazdu,
   • Długi czas dostawy części zamiennych, co wydłużało czas naprawy,
   • Brak efektywnej komunikacji pomiędzy operatorami wynajmu, serwisami oraz klientami.
2. Optymalizacja Procesu Komunikacji i Monitorowania
   Wdrożono szereg rozwiązań, które przyniosły spektakularne rezultaty:
   • Wprowadzenie cotygodniowych spotkań stand-up w dziale technicznym w celu monitorowania średniego czasu najmu, co pozwoliło na bieżące reagowanie na opóźnienia,
   • Uzgodnienie z operatorem Assistance dodatkowych powiadomień e-mailowych w przypadku:
     • Oczekiwania na diagnozę powyżej 7 dni,
     • Oczekiwania na części zamienne powyżej 14 dni,
     • Oczekiwania na odbiór pojazdu powyżej jednego dnia po zakończeniu naprawy,
   • Warsztaty z zespołem koordynującym wynajem pojazdów, które pozwoliły na optymalizację narzędzi komunikacyjnych oraz poprawę przepływu informacji.
3. Zwiększenie Efektywności Operacyjnej w Centrach Serwisowych
   Wprowadzono zmiany mające na celu:
   • Rozwój sieci serwisowej poprzez:
     • Wyszukiwanie i wybór nowych punktów napraw oraz zwiększenie liczby kontraktów z autoryzowanymi stacjami obsługi (ASO),
     • Lepsze zarządzanie dostępnością pojazdów zastępczych poprzez optymalizację zarządzania flotą pojazdów zastępczych w centrach serwisowych.
4. Monitorowanie i Kontrola Procesu
   Wdrożono bardziej szczegółowe procedury kontroli jakości oraz monitorowania wyników, co przyczyniło się do:
   • Regularnego monitorowania średniego czasu najmu oraz kontroli wyników na poziomie miesięcznym,
   • Przygotowywania raportów zgodnych z wymaganiami operacyjnymi, co zwiększyło przejrzystość danych oraz ułatwiło podejmowanie decyzji,
   • Regularnych spotkań z dostawcami usług (operator Assistance oraz firmy wynajmujące pojazdy) w celu cyklicznego omawiania wyników oraz wprowadzania usprawnień.

Kluczowe Wyniki i Korzyści

Projekt przyniósł znaczące wyniki, które wpłynęły na poprawę efektywności operacyjnej oraz satysfakcję klientów:

• Redukcja średniego czasu najmu o 0,95 dnia, co pozwoliło na osiągnięcie średniego wyniku na poziomie 8,4 dnia w 2023 roku w porównaniu do 9,35 dnia w 2022 roku,
• Oszczędności na poziomie 65 000 EUR rocznie, co zostało osiągnięte dzięki optymalizacji procesu komunikacji oraz skróceniu czasu najmu,
• Poprawa efektywności operacyjnej w centrach serwisowych oraz zwiększenie dostępności pojazdów zastępczych,
• Zwiększenie satysfakcji klientów dzięki szybszej obsłudze oraz lepszemu zarządzaniu flotą pojazdów zastępczych.

Wyzwania i Przyszłe Perspektywy

Realizacja projektu nie była pozbawiona wyzwań:

• Opór przed zmianą – niektórzy pracownicy oraz partnerzy zewnętrzni obawiali się, że nowe procedury wpłyną na ich wydajność,
• Optymalizacja komunikacji i monitorowania wyników – wymagało to ścisłej współpracy z dostawcami usług oraz operatorami Assistance,
• Utrzymanie wysokiej jakości usług – konieczne było zapewnienie, że optymalizacja czasu najmu nie wpłynie na jakość obsługi klientów.

Podsumowanie: Innowacja na Rzecz Efektywności i Satysfakcji Klientów

Projekt optymalizacji czasu najmu pojazdów zastępczych zakończony w 12 miesięcy jest doskonałym przykładem innowacji na rzecz efektywności operacyjnej oraz satysfakcji klientów. Dzięki nowatorskim rozwiązaniom w zarządzaniu komunikacją oraz monitorowaniu wyników, udało się nie tylko zmniejszyć koszty operacyjne, ale również zwiększyć dostępność pojazdów zastępczych.

Ten projekt pokazuje, że optymalizacja procesów zarządzania flotą może przynieść wymierne korzyści zarówno finansowe, jak i operacyjne.